Легализация документов (консульская легализация) заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на документах и различных актах и соответствия их законам государства их происхождения. Консульская легализация подтверждает подлинность подписей должностных лиц на документе и печатей уполномоченных государственных органов, а также правильность оформления и соответствие национальным законам документов, исходящих из одного государства и предназначенных для предоставления в другом государстве.
Консульская легализация документов в Российской Федерации регулируется следующими нормативными актами: Консульский Устав СССР от 25 июня 1976 г. и Инструкция о консульской легализации от 6 июля 1984 г.
Согласно ст.5 Гаагской конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.
В настоящее время легализация документов, предназначенных для предоставления в другом государстве, проходит 3 этапа:
1. Министерство Юстиции Российской Федерации;
2. Департамент Консульской Службы МИД РФ;
3. Консульское учреждение той страны, на территории которой будут представлены документы.
Документы и акты, представляемые для легализации, должны предоставляться в компьютерных копиях. Подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми. Пробелы на документах и актах должны быть подчеркнуты. Поправки и приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи.
В соответствии с Инструкцией о консульской легализации не требуется легализация паспортов, удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, пенсионных книжек, водительских прав, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).
Следует иметь в виду, что существует ряд государств, для которых легализация документов не требуется. Такими государствами являются страны - участницы Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов1961 г. (Гаагской Конвенции). Документы, предназначенные для представления в официальные органы других стран-участниц Гаагской конвенции, удостоверяются в упрощенном порядке путем проставления на них специального штампа - апостиля, который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции.
